規章製度

浙江藝術職業學院公文處理規定

第一章總則

第一條為使浙江藝術職業學院公文處理工作科學化、製度化、規範化，提高公文處理質量和效率，根據《國務院關於公布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》（國發[2000]23號）、浙江省人民政府辦公廳《關於貫徹〈國家行政機關公文處理辦法〉的意見》（浙政發[2001]5號）、《浙江省教育廳關於教育係統公文處理若幹意見》（浙教辦〔2001〕230號）以及浙江省文化廳關於印發《浙江省文化廳公文處理若幹規定》的通知（浙文辦[2002]3號），結合本院實際，特製定本規定。

第二條公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一係列相互關聯、銜接有序的工作。

第三條公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條公文處理必須嚴格執行國家保密紀律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第五條浙江藝術職業學院辦公室主管學院黨、政公文處理工作，並指導各係部處室及群團組織的公文處理工作。

第二章公文處理及使用範圍

第六條浙江藝術職業學院公文種類及使用範圍如下：

1．決定：適用於對重要事項或重大行動作出決策，獎懲有關部門或人員、學生。

2．通告：適用於公布院內各有關方麵應當遵守或周知的事項。

3．通知：“通知”適用於下列事項：

①依照法律、行政法規和上級指示，印發有關規定；

②要求各係部處室辦理、周知或者執行的事項；

③轉發上級機關、同級機關及不相隸屬機關的文件。

4．報告：適用於向上級機關彙報工作、反映情況、答複查詢、請求備案的事項。

5．請示：適用於向上級機關請求指示或者批準的事項。

6．意見：適用於對有關重要問題陳述看法、作出安排、提出見解和處理辦法。

7．函：適用於不相隸屬部門之間商洽工作、詢問或答複有關問題，批準有關事項；向有關主管部門請求批準；告知有關機關、團體、單位商洽辦理或同意有關事項等。

8．會議紀要：適用於記載、傳達有關會議精神和議定事項。

第三章公文格式

第七條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程序、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

1．涉及和國家秘密的公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，並標明“保密期限”。

2．緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

3．發文機關標識由發文機關全稱或者規範化簡稱後加“文件”組成，如“浙江藝術職業學院文件”。

4．發文字號由機關代號、年份、序號組成；聯合行文，隻標明主辦機關發文字號。機關代號應使用單位全稱或規範化的簡稱；年份應標全稱，用六角中括弧“〔〕”；序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。

5．上行文必須在首頁標明簽發人姓名，簽發人必須是單位或部門“一把手”，或主持工作的負責人。

6．公文標題一般應當標明發文機關名稱，要準確簡要地概括公文的主要內容並準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題轉行時不能把詞組分開。

7．主送機關指公文主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。請示忌多頭主送或主送領導個人。

8．公文如有附件，應當在正文之後，成文日期之前注明附件順序和名稱，其名稱應當與附後的材料名稱一致。附件的位置應標在正文下空一行，空兩格；多個附件要用阿拉伯數字區分，標注附件要具體，附件後麵不用標點符號。

9．成文日期不能與擬稿、印發日期混淆，成文日期應以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。

10、公文除“會議紀要”和簡報以外，應當加蓋學院印章。加蓋印章應直接蓋在成文日期之上，不用標上名稱。

11、公文如有附注（需要說明的其他事項），應當用括

弧標注，其位置在成文日期和印章之下，版記之

上。

12、公文應當標注主題詞。上報公文應當按照上級機

關製定的《公文主題詞表》標注主題詞。標主題詞

應遵循以下步驟：認真審讀文稿；分析主題；查表

選詞；注入標語。

13、抄送機關指除主送機關外需要執行或者知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化的簡稱、統稱，並根據規範要求按序排列。抄送機關是先外後內，先大後小，中間用逗號，後麵加句號。例如黨委、人大、政府、政協、企事業單位等。

第四章行文規則

第八條行文應當確有必要，注重效用，堅持少而精。

第九條行文關係應按照隸屬關係和職權範圍確定。

第十條行文一般不得越級，應當逐級上報，逐級下達。因特殊情況必須越級行文時，應當抄報、抄送被越過的機關。

第十一條浙江藝術職業學院各處室除辦公室外，不得製發文件，也不得審批下達一些應該以學院名義審批下達的事項；與相應的其他機關、單位進行一般性業務工作聯係，確需行文時，隻能以“函”的形式行文。

第十二條學院向各係部處室下發具有政策和普遍指導意義的文件，重要行文應同時抄送上級機關。

第十三條“請示”應當一文一事，一般隻寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

第十四條除上級機關負責人直接交辦的事項外，一般不得以學院名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章收文辦理

第十五條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。報送學院的各類公文由辦公室歸口受理。

第十六條凡署名送達浙江藝術職業學院和學院辦公室的公文函件，由院辦公室文秘人員拆封、登記；凡署名送給學院黨委的函件，由機要秘書拆封、登記；凡署名送給處室的公文函件，由處室拆封、登記。院內各係部處室一般不直接給院領導個人報送公文，院領導直接收到的公文函件，應送辦公室統一登記，如果確需以學院名義答複、辦理的，應批交辦公室辦理。

第十七條收到需要辦理的文件，院辦公室主任應簽送院領導批示後交有關處室辦理；各處室對經院領導批辦的收文要抓緊辦理，不得延誤、推諉。有關處室如認為不屬本處室職責範圍內的，應說明理由並提出建議，在交辦後的一個工作日內及時退回院辦公室重新注辦，不得積壓。

第十八條對院領導注閱的收文，如需其他院領導或處室傳閱的，有關領導和有關處室閱完文件後，應注明閱件人及閱件時間，以便備查。閱件不得橫傳，避免漏傳、誤傳。

第六章發文辦理

第十九條發文辦理指以學院名義製發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、用印、登記、分發等程序。

第二十條草擬公文應當做到：

1、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理

分明，語句通順，字詞規範，標點正確，篇幅力求

簡短。

2、公文種類應當根據行文目的、發文機關的職權與主送機關的行文關係確定。

3、擬製緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。

4、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

5、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

6、應當使用國家法定計量單位。

7、文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

第二十一條擬稿人、主辦處室負責人、學院辦公室核稿人均應按程序分別在“發文稿”相應欄目中親筆簽署姓名及其日期。以院黨委名義發文必須由黨委書記（或主持工作的黨委領導）簽發；以學院名義發文必須由院長（或主持學院工作的院領導）簽發；以院辦名義發文必須由院辦主任（或主持院辦工作的負責人）簽發。

第二十二條各處室要高度重視公文核簽工作。在審理公文時，要切實負責，既不失職，又不越權，嚴格審核，認真把關，按規範要求明確簽署審核意見，切忌流於形式。經處室負責人審閱過的發文稿，應當符合本辦法的規定，做到政策依據充分，建議措施可行，表態意見適度，處置方案得當。

第二十三條公文在送院領導簽發前，院辦公室要認真對公文處理程序和“發文稿”進行全麵審核。未經辦公室審核的公文院領導不予簽發。院領導審定並簽發後，整套退回辦公室，如領導未予簽發，需批注有關意見，退回院辦公室按要求辦理。

第二十四條公文承辦和審核過程中填寫的“發文稿”以及其他有關材料，應完整地一起運轉，不得將記錄承辦程序、具體時間、審閱意見的憑據隨意塗改或抽取撤消。

第二十五條所有以浙江藝術職業學院黨委、浙江藝術職業學院、浙江藝術職業學院辦公室名義的發文，按規定權限簽發後，統一由院辦公室負責編號。

第七章公文運轉和督辦

第二十六條公文運轉順序依照公文承辦程序確定，公文運轉程序由院辦公室組織指導。凡報送院領導審批、審閱的各類公文，由院辦公室統一歸口呈送、轉退。

第二十七條在公文運轉過程中，嚴格履行登記、簽收手續，做到有據可查、責任分明。簽收文件，要簽注收件人姓名和具體日期。

第二十八條嚴格執行督促檢查製度。院辦公室應根據緩急程序、承辦時限要求，對承辦情況進行督促檢查，及時催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第八章公文校印和發送

第二十九條公文正式印製前，承辦處室進行終校，校對人員要嚴格通校文字、標點及公文格式，做到準確無誤，並在終校後簽署姓名。院辦公室應當進行複核。複核重點是：審批、簽發手續是否完備；附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。未經辦公室複核，文印部門不得給予印製。

第三十條辦公室複核後，送文印部門印製。公文印製應當工整端莊，按規定格式和工序排印，做到及時、規範、安全。

第三十一條公文應當加蓋印章。院辦公室按照規定的公文簽發權限和主送、抄送（抄報）、存檔需要份數嚴格蓋印。簽發手續不完備或不符合規定格式、印製質量要求和多餘份的，不得蓋印。

第三十二條為便於公文立卷歸檔備查，所有發文由辦公室留存兩份，主辦處室留存一份，重要發文報送院領導。

第九章公文用紙及使用規範

第三十三條公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂，裝訂區內不得書寫。

第十章附則

第三十四條浙江藝術職業學院公文由院辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十五條浙江藝術職業學院各係部處室要結合實際，努力提高公文處理的質量和效率。

第三十六條本規定由浙江藝術職業學院辦公室負責解釋。

第三十七條本規定自發布之日起施行。此前有關規定與本規定不一致的，以本規定為準。

浙江藝術職業學院

二○○二年三月