公文寫作

1　範圍

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用於國家各級行政機關製發的公文。其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。

2　引用標準

下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅麵尺寸

3　定義

本標準采用下列定義。

3.1　字word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

3.2　行line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。

4　公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80 g/m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5~9.5。

5　公文用紙幅麵及版麵尺寸

5.1　公文用紙幅麵尺寸

公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅麵尺寸為：210mm╳297mm,尺寸的允許偏差見GB/T148。

5.2　公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm

公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

6　公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

7　排版規格與印製裝訂要求

7.1　排版規格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每麵排22行，每行排28個字。

7.2　製版要求

版麵幹淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

7.3　印刷要求

雙麵印刷；頁碼套正，兩麵誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字麵不花、不白、無斷劃。

7.4　裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封麵與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

8　公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即154mm)以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線(不含)以下主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。

8.1　眉首

8.1.1　公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印製若幹份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

8.1.2　秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

8.1.3　緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

8.1.4　發文機關標識

由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成；對一些特定的公文可隻標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm（高×寬）。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

8.1.5　發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下代2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

8.1.6　簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

8.2　主體

8.2.1　公文標題

紅色反線下空2行，2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

8.2.2　主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識文法同抄送。

8.2.3　公文正文

主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

8.2.4　附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1.×××××”)；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一直裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一直裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。

8.2.5　成文日期

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”；成文日期的標識位置見8.2.6。

8.2.6　公文生效標識

8.2.6.1　單一發文印章

單一機關製發的公文在落款處不署發文機關名稱，隻標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

8.2.6.2　聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。隻能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

8.2.6.3　特殊情況說明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一麵，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

8.2.7　附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

8.3　版記

8.3.1　主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

8.3.2　抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識文法同抄送機關。

8.3.3　印發機關和印發日期

位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

8.3.4　版記中的反線

版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。

8.3.5　版記的位置

版記應置於公文最後一麵，版記的最後一個要素置於最後一行。

9　頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。

10　公文中表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁(封四)上。

11公文的特定格式

11.1　信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置於武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。

11.2　命令格式

命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。

11.3　會議紀要格式

會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。