工作交流

關於印發《浙江省民政廳機關公文管理辦法》的通知

　　浙民辦〔2007〕127號

　　廳機關各局處室、廳直屬各單位：

　　現將《浙江省民政廳機關公文管理辦法》印發給你們，請遵照執行。

　　二○○七年七月二日

　　浙江省民政廳機關公文管理辦法

　　第一章 總 則

　　第一條 為促進廳機關公文處理規範化、製度化，進一步提高公文管理工作水平，根據國務院《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號)和《浙江省人民政府關於貫徹執行〈國家行政機關公文處理辦法〉的意見》(浙政發〔2001〕5號)，結合我廳實際，製定本辦法。

　　第二條 廳機關製發的公文(包括電報，下同)，是指在民政廳機關運行過程中所形成的具有法定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹中央、省委、省政府和民政部的方針、政策、法規和要求，發布工作製度，請示和答複問題，指導、布置和商洽工作，提出意見，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條 廳機關公文管理分為收文管理和發文管理。

　　收文管理一般包括簽收、登記、分發、傳遞、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　發文管理一般包括擬稿、審核、簽發、會簽、定密、校對、用印、登記、分類、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　第四條 廳辦公室是廳機關公文的主要管理部門，主管廳本級並負責指導各直屬單位的公文管理工作。

　　廳辦公室和廳機關各局處室應配備、指定專職或兼職文秘人員負責公文管理工作。

　　第五條 公文管理應做到及時、準確、安全，並嚴格執行國家有關保密的規定。公文的收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等各個環節，要分工明確、職責清楚。

　　第六條 以廳和廳辦公室名義製發的公文，要嚴格執行國務院公文管理規定。以廳黨組名義製發公文，要按照中央和省委有關規定辦理。

　　以省政府設在我廳的各領導小組及辦公室名義印發公文，辦理程序參照廳公文製發規則進行。

　　第二章 公文種類

　　第七條 廳機關公文，依據不同內容和要求，分別采用：廳文件、廳函、廳公告、電報、廳黨組文件、廳辦公室文件、廳辦公室函、廳人事教育處文件等形式印發。

　　第八條 向上級報送請示、意見、報告，向下級傳達貫徹國家方針政策，發布指導性、指令性意見，印發規範性文件，製訂廳機關通用標準、規範，人事任免、獎懲，以及其他必須以省民政廳名義辦理的事項，以廳文件形式下發。其他以廳名義辦理的事項，可用廳函或廳辦公室文件、函。

　　向省委及其直屬有關部門的請示、報告、函，向廳機關、廳直屬單位傳達貫徹黨中央、省委的重要決定和指示，重大活動的安排和部署，幹部管理和組織建設，一般用廳黨組文件。幹部人事勞動工資等管理工作中的日常事項用廳人教處文件。

　　第九條 廳機關常用的公文種類主要包括：

　　(一)決定

　　適用於對重要事項或者重大行動做出安排；糾正或撤銷下級機關不適當的決定。

　　(二)通知

　　用於轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布標準、規範和不含處罰條款的規定；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；批轉下級機關的公文；任免和聘用幹部。

　　(三)通報

　　用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　(四)公告

　　用於宣布重要事項或法定事項，以及應當遵守或者周知的事項。

　　(五)報告

　　用於向上級機關彙報工作，反映情況，答複上級機關的詢問。

　　(六)意見

　　用於對重要問題提出見解和處理辦法。

　　(七)請示

　　用於向上級機關請求指示、批準。

　　(八)批複

　　用於答複下級機關的請示事項。

　　(九)函

　　用於不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答複問題；向有關主管部門請求批準。

　　(十)會議紀要

　　用於記載和傳達會議情況和議定事項。

　　(十一)電報

　　用於緊急事項的通知或通報。

　　第三章 公文格式

　　第十條 廳文件、廳黨組文件一般由發文機關、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文日期、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　　(一)公文眉首，一般是指首頁橫線以上，包括發文機關、發文字號、秘密等級、緊急程度、簽發人等內容。眉首部分，上行文占1/2，其他公文占1/3。

　　(二)發文機關應當寫全稱或規範化簡稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前。

　　(三)發文字號，包括機關代字、年份、序號，一般置於發文機關名稱之下、橫線中央之上。聯合行文，隻標明主辦機關發文字號。

　　(四)公文秘密等級分為絕密、機密、秘密三個等級，注在文件首頁右上角。絕密、機密公文應當標明份數序號。

　　(五)公文緊急程度分為特急、急件兩種，電報分為特提、特急、急件三種，注在公文首頁右上角。上注緊急程度，下注秘密等級。

　　(六)上行文，要在文件首頁，發文機關名稱之下、橫線之上右側注明簽發人、會簽人的姓名；橫線之上左側注明發文文號；其中“請示”及作為上行文的“意見”還應當在附注處注明公文承辦人的姓名和聯係電話。

　　(七)公文標題，一般應標明發文機關名稱、公文主要內容、種類。標題文字應力求扼要簡短，除法規名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　(八)公文主送機關是受理公文的主要機關。公文主送機關名稱應當用全稱或規範化簡稱，位於正文的左上方頂格排印。公文主送機關名稱的排列，原則上應根據發文的內容和對象確定。

　　沒有抬頭的公文，主送機關注在分送欄中位於抄送機關之上。

　　(九)成文日期一般以廳領導最後簽發日期為準；聯合行文，以最後簽發機關領導的簽發日期為準。電報以發出日期為準。特殊情況可以印發日期為準。人事任免方麵的公文，以會議決定日期為準。

　　公文除會議紀要、電報外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。

　　(十)公文如有附件，應在正文之下、公文落款之上注明附件順序和名稱。公文和附件要裝訂在一起；不能裝訂在一起的，應在附件首頁的左上角注明公文的發文字號。

　　(十一)公文附注(如“此件不公開報道”等)注在公文落款(印章)之下，並用括號括起來。

　　(十二)主題詞，標引在公文末頁左下端，分送欄之上，按類別詞、類屬詞、地區、文種的順序排列，數量不超過5個詞。

　　(十三)分送欄，設在公文末頁下端、公文印發機關欄之上。抄送機關一般按照黨、政、軍、群的順序排列，如遇特殊情況，按照有關規定或通用慣例排列。

　　(十四)印發機關欄，設在文件末頁最後一行。印發機關統稱浙江省民政廳辦公室。印發日期一般為送印日期。

　　第十一條 廳辦公室、人教處文件一般由公文名稱、發文字號、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送機關、印發機關和日期等部分組成。眉首印機關全稱，位置占首頁的1/3。

　　第十二條 省民政廳函、廳辦公室函，眉首印機關全稱，發文字號放在橫線右下角、標題之上。秘密等級和緊急程度注在橫線左下角、標題之上。分送欄在文件末尾。

　　第四章 行文規則

　　第十三條 省民政廳可以向省委、省政府和民政部行文報告工作、請求指示；可以向各市、縣(市、區)民政局發出業務指導性文件；可以向廳直屬單位發出指導性文件；可以向省直機關行文；可以同省政府各部門、各設區市人民政府以及同級人民團體聯合行文；可以根據省政府授權答複各市人民政府請示省政府的具體業務問題。

　　第十四條 廳辦公室可以向各市、縣(市、區)民政局、辦公室，省政府各直屬機構辦公室，以及其他不相隸屬的單位行文。廳人教處可以向廳屬單位就有關人事、勞動、工資等事項行文。

　　第十五條 各局處室向廳報告工作，請求指示，由主要負責人向廳長或分管廳領導寫便簽，不必專門行文。

　　廳機關各局處室之間一般不互相行文；必須行文時，可采用便函。

　　第十六條 行文以不越級為原則，應按隸屬關係逐級上報或下達。

　　凡屬下列情況之一的可以越級行文：

　　(一)逐級轉送將會造成損失的特別緊急事項；

　　(二)必須直接下達到有關單位或者指定越級上報的事項；

　　(三)對個別問題的詢問或答複。

　　越級發送的公文，應同時抄送被越過的單位。

　　第十七條 向上級機關的請示，應主送一個機關，不得多頭主送。

　　第十八條 請示應一文一事；除領導同誌明確指定、直接交辦的事項外，請示一般不直接送領導個人，不送領導同誌秘書，也不抄送下級機關；請示的事項不能夾在報告之中。如領導有特別交待，或必須經領導親自審批的，可用便函形式報送給領導本人，但不能編正式文號。相關審核程序不變。

　　第五章 公文擬製

　　第十九條 擬製公文應當做到：

　　(一)符合法律、法規，以及黨和國家方針、政策。

　　(二)全麵、準確地反映客觀實際情況，製定的政策、措施切實可行。

　　(三)完整、準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接。

　　(四)觀點明確，條理清楚，內容充實，結構嚴謹，表述貼切，文字精煉，標點準確，篇幅力求簡短。

　　(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，後引發文字號。日期應寫具體年、月、日。

　　(六)結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

　　(七)必須使用國家法定計量單位。

　　(八)用詞用字準確、規範。文內使用簡稱時，一般應先用全稱，並注明簡稱。

　　第二十條 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第二十一條 公文擬製要注重質量和效率。起草重要公文，應當由承辦局處室主要負責人主持、指導調查研究和充分論證，征求有關部門的意見，專門召開局處室會議討論研究。擬發廳或廳辦公室文件的公文文稿，承辦局處室必須經主要負責人審核簽署意見後，送廳辦公室核稿。

　　第二十二條 凡涉及兩個以上處室、直屬單位職權範圍的事項或涉及省政府其他廳局的事項，應當發廳文件。廳文件應當由職權為主的局處室起草，並做好會簽工作。

　　第六章 公文審核

　　第二十三條 廳機關公文實行嚴格審核把關製度。廳辦公室應指定專人負責核稿工作。各局處室也要指定專人負責文稿的起草、審核工作。

　　第二十四條 廳辦公室核稿的主要內容是：

　　(一)是否需要行文；

　　(二)報批程序是否符合規定；

　　(三)是否符合法律、法規和相關政策；

　　(四)是否完整準確體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接；

　　(五)涉及有關部門、地區業務的事項，是否經過協商、會簽；

　　(六)所提措施和辦法是否切實可行；

　　(七)文種使用、公文格式、文字表述等是否符合本辦法具體規定。

　　第二十五條 各局處室代擬稿的廳發文、廳黨組發文、廳辦公室發文文稿，需要進行重大修改的，廳辦公室提出意見後，由主辦局處室負責修改。

　　第七章 公文會簽

　　第二十六條 代擬稿內容如涉及其他局處室或地區業務事項，主辦局處室應主動做好協商、會簽工作。

　　第二十七條 廳發文涉及其他部門的，各主辦局處室應先做好溝通協調，經核稿、廳領導先簽署意見後，再送往會簽的部門。

　　有分歧意見時，廳主辦處室主要負責人應主動與協辦部門處室協商，盡可能協商解決問題；經協商仍不能取得一致意見時，由廳長或分管廳領導出麵協商；確難取得一致意見的，應按省政府的要求，注明各方意見和理由並提出建設性意見，報省政府辦公廳協調或裁定。

　　第二十八條 文稿內容涉及多個局處室的，主辦處室要主動征求有關局處室的意見，認真進行協商和會簽；經協商不能達成一致意見的，應報經分管廳領導或廳長協調一致後方能發文。意見不一致的文稿不得行文。

　　第二十九條 規範性文件必須經廳政策法規處審核會簽後方可提交廳長辦公會議或廳領導審定。發文後，一個月內報請省政府備案。

　　第八章 公文簽發

　　第三十條 廳黨組文件，由廳黨組書記簽發，或由黨組書記委托廳黨組領導簽發。

　　第三十一條 以廳名義印發的文件，一般由分管廳領導簽發；重要文件須經分管廳領導審核同意後報廳長簽發。

　　報省委、省政府、民政部等上級部門的公文，經分管廳領導審核後，由廳長簽發；廳長出國出差期間，由廳長委托的廳領導簽發。上報公文要注明簽發人。

　　第三十二條 廳辦公室文件，一般由主任或分管副主任簽發；重要文件經主任審核，報分管廳領導或廳長同意後印發。

　　第三十三條 與其他部門聯合行文，先由廳領導簽發，再送其他部門簽發。

　　第三十四條 審批公文，主批人應當明確簽署意見，並簽署姓名和審批日期；其他審批人有不同意見時，應當明確表示；實行圈閱的，圈閱則表示同意。

　　第三十五條 已經領導簽發的文稿，一般不得修改；需作修改時，應報簽發的領導同意。

　　第三十六條 廳發文的運轉程序：

　　(一)發文文稿經代擬的局處室主要負責人審核後，送廳辦公室。文稿內容如涉及其他局處室的，先送有關局處室會簽，再送廳辦公室。

　　(二)廳辦公室應對各局處室報送的文稿簽收登記，經核稿同誌審核並送廳辦公室主任或分管副主任複核後，送廳機要室。

　　(三)廳機要室要及時將審核過的文稿送廳領導簽發；廳領導簽發後通知廳收發室編文號。

　　(四)廳收發室對已簽發的公文進行編號、登記，並送廳文印室排版印刷，按要求封印、分發、寄送。可以在網上公開的公文，浙江省民政廳網站管理人員要及時將文件上傳。

　　第三十七條 公文的校對工作由起草局處室負責。

　　第九章 公文簽收、批辦和管理

　　第三十八條 中央和省下發的文件由廳辦公室專人負責簽收、分發和管理。各局處室要指定專人負責公文的管理。

　　第三十九條 廳辦公室機要、收發、信息督查三個崗位的工作人員共同負責公文(包括電子公文)的簽收和管理。在收到公文(批示、信息)後，要及時對收文進行編號，認真填寫《浙江省民政廳公文處理單》，並送廳辦公室負責人提出辦理意見。緊急公文應在送交時說明。

　　收文根據崗位不同分類編號，具體編號形式為：崗位+年份+收文序號。各崗位之間要加強銜接，避免重複編號和延誤工作。

　　第四十條 經提擬辦意見的公文，廳辦公室按廳領導分工和各局處室具體職能呈遞或批分。重要公文，送廳長或分管廳領導閱批。一般事務性公文可直接分送主管局處室辦理。需兩個以上處室辦理的公文，由主辦處室商其他有關處室辦理。重要的或緊急的公文，廳辦公室要限定辦理時間。

　　第四十一條 實行跟蹤、催辦、查辦製度。重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。普通公文的跟蹤督辦工作由廳辦公室負責。廳領導批辦的公文，由廳機要室送督查崗位的工作人員，督查崗位工作人員負責送交各有關處室和直屬單位，並跟蹤辦理過程，督促按時辦結。公文處理單及原文件在起草辦理文件時附後，一並存檔。密級公文以及廳領導有特殊交待的公文，由機要秘書負責跟蹤督辦。

　　第四十二條 各局處室對承辦的公文，要嚴格按照規定的時限辦理，不得延誤、推諉。

　　第四十三條 密碼電報由廳機要室簽收，呈廳領導簽批後交有關局處室辦理。密碼電報傳閱或辦理完畢要及時退廳機要室保管。

　　第四十四條 答複來電必須密電來密電複，明電來明電複。同一件事已發密電不準再發明電、打電話、發文件傳遞密電內容。

　　第四十五條 確定公文的秘密等級和緊急程度要嚴格遵守規定。秘密等級分絕密、機密和秘密。緊急程度分特提、特急、加急、平急。

　　第四十六條 中共中央文件一般不準翻印。如需翻印，須經原發文機關批準。

　　絕密文件不準翻印。如有特殊情況確需要翻印的，應當經密級確定機關、單位或者其上級機關批準。翻印時，應注明翻印機關、時間、份數和印發範圍。

　　密碼電報未經機要部門同意不得複印。

　　複製製發機關、單位允許複製的機密、秘密級秘密文件，應當經廳分管領導批準。複製的文件視同原文件進行管理。廳發密級文件一般不準翻印。如需翻印，須經廳辦公室主任或副主任批準。其他文件，除公開發表的外，應按內部文件管理。

　　第四十七條 傳遞秘密公文，必須經省委機要局、機要通信局發送，不得利用非涉密計算機網絡或普通傳真機傳輸，不得通過普通郵政或非郵政渠道傳送。秘密公文由廳機要秘書負責取送管理，特殊情況由廳辦公室指派專人取送。

　　第十章 公文立卷、歸檔和銷毀

　　第四十八條 公文辦理完畢，應根據《中華人民共和國檔案法》和省委、省政府、民政部有關規定，及時將定稿公文、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。

　　第四十九條 卷內文件材料必須齊全、係統、準確，需說明情況的案卷，應在備考表中填寫清楚。

　　第五十條 聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存複製件。

　　第五十一條 公文複製件作為正式文件使用時，應當加蓋複製機關證明章，視同正式文件妥善保管。

　　第五十二條 沒有歸檔和存查價值的公文，經廳辦公室主任批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由2人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五十三條 電子文檔的管理參照紙質公文管理辦法進行。電子公文接收由廳機要室負責，督查崗位工作人員配合。

　　第五十四條 廳文印室負責本廳公文電子文檔的整理工作。屬上行文的電子文檔應及時發送至省政府辦公廳及相關部門；文件稿上批注適宜向社會公布的下行文，其電子文檔在印發紙質文件的同時發送到天宇網公告欄和浙江省民政廳網站，由網上日常維護人員審核上網；平行文視具體要求而定。

　　第五十五條 廳文印室每年年初應將上年度公文的電子文檔交廳檔案室保存。廳檔案室應按照檔案管理的有關規定，將電子文檔用光盤等適合長期保存的介質存檔。符合銷毀條件的電子文檔及其介質要及時進行銷毀。

　　第五十六條 秘密公文的電子文檔按照國家有關保密規定進行管理。

　　第十一章 附 則

　　第五十七條 法律(送審稿)、行政法規(送審稿)的製定、修改和廢止，按國家的有關規定執行。

　　第五十八條 本辦法由廳辦公室負責解釋。

　　第五十九條 本辦法自印發之日起施行。